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关于印发《江南大学公务卡管理办法》的通知

时间:2018-09-04  点击数:

江南大学校长办公室文件

 

江大校办〔201824

 


关于印发《江南大学公务卡管理办法》的通知

 

各学院(单位)、各部门:

《江南大学公务卡管理办法》已经学校2018年第7次校务会审议通过,现予公布,请遵照执行。

 

 

                                  校长办公室

2018627


江南大学公务卡管理办法

 

第一章   

第一条  为进一步深化国库集中支付制度改革,加强和规范学校公务支出管理,提高支付透明度,强化预算执行监控管理,根据财政部《中央预算单位公务卡管理暂行办法》(财库〔200763号)、《关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知》(财库〔2011160号)及《财政部 科技部关于中央财政科研项目使用公务卡结算的通知》(财库〔2015245号)等文件,并结合学校实际情况,制定本办法。

第二条  本办法所称公务卡,是指学校在职工作人员(以下简称持卡人)所持有的主要用于办理日常公务支出和财务报销业务的信用卡,具有一定透支额度与免息还款期,是以个人作为偿债主体的银联人民币信用卡。

第三条  按照单位组织办卡、个人刷卡消费、财务报销还款、财政实时监控的运行管理机制,公务卡主要用于公务支出的支付结算, 公务支出发生后,由持卡人及时向学校财务处申请办理报销手续。公务卡也可用于个人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,学校不承担个人消费行为引致的一切责任。

第四条  公务卡的使用不改变现行的财务报销制度和会计制度。公务卡原则上仅用于办理人民币支出结算业务。

第二章  管理职责

第五条  学校各职能部门在公务卡管理工作中的主要职责:

校长办公室、财务处负责与发卡行签订公务卡服务协议,明确双方的权利和义务,并报教育部备案;

人事处负责审核在职工作人员情况以及新增人员或调离、退休人员变动信息;

财务处负责组织协调公务卡的申领及新增或调离、退休等人员变动的公务卡管理工作,并通知发卡行及时维护公务卡支持管理系统;通过公务卡支持管理系统查询并审核报销人提交的公务卡消费记录,及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务;配合财政部门做好公务卡实施工作;

审计处、监察处负责公务卡的备案监督管理,配合财政部门做好公务卡监督管理工作。

第六条  学校在职工作人员除有涉密任务外,原则上应在学校统一组织下申请办理公务卡。持卡人的主要职责是:

遵守国家关于银行卡使用管理的法律法规和本办法有关规定,规范使用公务卡;

按规定申请办理公务卡,妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用;

执行公务所需支出,原则上应使用公务卡结算和报销,及时归还公务卡下银行欠款,并接受财政部门和学校对公务支出的监控管理。

第三章  公务卡日常管理

第七条  公务卡由学校统一组织向发卡行申办。各学院(部门)组织本单位办卡人员填写《公务卡申请表》,发卡行初审汇总后,学校相关职能部门核定。公务卡申办成功后,财务处确认核实,发卡行及时将持卡人姓名和卡号等信息统一录入公务卡支持管理系统。

第八条  公务卡及其使用密码由个人负责保管,公务卡遗失或损毁等事项需办理补(换)卡的,由持卡人自行到发卡行申请办理,并至财务处办理变更手续,发卡行及时更新维护公务卡支持管理系统。

第九条  持卡人因工作调动或退休等原因离校的,应当在人事处办理变动手续前,确认清理完公务卡下的各项债权债务后办理公务卡注销。

第十条  公务卡为“628288”开头的银联贷记卡,有效期5年,到期发卡行将通知持卡人自动换卡。

第十一条  公务卡的信用额度,由持卡人根据公务支出需要提出申请额度,发卡行依据银行卡管理规定和个人资信情况予以核定,经学校与发卡行商定,原则上每张公务卡的信用额度不超过5万元。持卡人可在规定的公务卡信用额度内和免息还款期内,先消费支出,后偿还有关款项,还款后信用额度立即恢复。

第十二条  持卡人调整信用额度,须填写《公务卡调额申请表》,依据发卡行提供的持卡人资信情况,经学校财务处审核同意后,发卡行对其公务卡信用额度进行调整。

第十三条  持卡人对公务卡消费交易发生疑义,可按银行相关规定等向发卡行提出交易查询。

第四章  公务卡支付管理

第十四条  持卡人应严格执行中央预算单位公务卡强制结算目录(具体内容见附件1,以下简称目录)。

第十五条  凡目录范围的支出以及因不能转账而发生的小额材料费和测试化验加工费等,必须按照规定实行公务卡结算。原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式。

第十六条  下列情况可暂不使用公务卡结算:

1. 在不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在1000元以下(含1000元)的零星公务支出;

2. 按规定支付给个人的支出;

3. 签证费、快递费、过桥过路费、市内交通费等,由于不具备刷卡条件而无法采用公务卡结算的。

第十七条  除上述情况外,因特殊情形确实不能使用公务卡结算的支出,应填写《江南大学非公务卡结算特殊情形审批表》(具体内容见附件2),由所在单位及财务处审批后方可报销。

第十八条  使用公务卡结算的,持卡人应当在发卡行核定的授信额度内开支,取得发票等财务报销凭证和POS签购单等银行卡消费凭证,报销的发票内容、金额应与银行卡消费凭证相一致。使用公务卡结算的个人消费和公务消费应当分开支付和结算(即分别取得发票和银行卡消费凭证)。

第十九条  按现行的财务报销制度和经费管理办法要求,对公务支出有事前审批要求的,持卡人应按要求事先履行审批手续,不得先支出再审批。

第二十条  持卡人提取现金、透支及分期还款等发生的各类费用,以及由此带来的个人资信影响等责任,由持卡人承担。

第五章  公务卡财务报销管理

第二十一条  使用公务卡消费结算的各项公务支出,持卡人应当在发卡行规定的免息还款期内到财务处办理报销手续。因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用,以及由此带来的个人资信影响等责任,由持卡人承担。

第二十二条  持卡人使用公务卡消费结算的各项支出,财务处按照现行财务报销制度进行审核,对符合条件的予以报销,对不符合报销条件的,由持卡人自行承担。

第二十三条  公务卡消费支出后,持卡人应凭发票原件、银行卡消费凭证等报销凭据,尽快到财务处综合信息门户办理公务卡消费认证等财务报销手续。报销审批程序仍按照现行财务报销制度执行。

第二十四条  持卡人进行财务预约报销时,应先在财务预约系统进行公务卡消费认证,查询核对公务卡消费的真实性,系统审核确认后,持卡人方可继续进行预约报销。财务处对批准报销的公务卡消费支出及时办理资金结算。

第二十五条  因出差等特殊原因,持卡人公务卡消费后不能及时办理财务报销手续的,由持卡人自行垫付资金进行还款;也可委托部门工作人员,向财务处提交持卡人需报销的发票复(影)印件及公务卡消费认证记录,并协助办理借款手续用于垫付公务卡欠款。持卡人返回学校后,尽快持发票原件凭据到财务处办理冲账报销手续。

第二十六条  任何人均不得借款用于垫付公务卡个人消费欠款或未经财务审批权限核准的公务支出欠款。

第二十七条  因供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应款项退回财务处,并由财务处及时退回原银行账户。持卡人退款的财务审核手续按现行财务制度规定执行。

第二十八条  下列情况不得报销,学校不承担其发生的费用:

(一)用于个人消费的支出;

(二)未通过公务卡消费认证;

(三)因持卡人报销不及时造成的滞纳金、罚息等费用;或提现或转账发生的透支利息、手续费等费用;

(四)公务卡被盗刷后造成的任何损失;

(五)其它未通过财务审核的支出费用。

第二十九条  在校学生、离退休及附属医院等非学校在职在编人员原则上不办理公务卡,确需进行公务消费,应参照本办法有关规定,使用银行卡结算,财务审批和报销流程按现行财务制度规定执行。

第六章   

第三十条  学校选择中国工商银行股份有限公司无锡分行(办理国库集中支付业务的开户银行,以下简称工行)作为公务卡办理银行。

第三十一条  工行的账单日为每月1日或12日,公务卡到期还款日为下月25日或5日,有最短25天、最长56天的免息期。

第三十二条  本办法自印发之日起执行,由财务处负责解释。

 

附件:1. 中央预算单位公务卡强制结算目录

2. 江南大学非公务卡结算特殊情形审批表

 

 

 

 

 

 

校长办公室                               2018627日印发

附件1

 

中央预算单位公务卡强制结算目录

序号

公务卡结算项目

 

01

办公费

指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。

02

印刷费

指单位的印刷费支出。

03

咨询费

指单位咨询方面的支出。

04

手续费

指单位支付的手续费支出。

05

水电费

指单位支付的水电费支出。

06

邮电费

指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。

07

物业管理费

指单位开支的办公用房、职工及离退休人员宿舍等的物业管理费,包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。

08

差旅费

指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。包括支付会议聘请专家和外聘客座教授的机票和住宿费等。暂不包含火车票和汽车票。

09

维修(护)费

指单位日常开支的固定资产(不包括车船等交通工具)修理和维护费用,网络信息系统运行与维护费用。

10

租赁费

指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的费用。

11

会议费

在会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。

12

培训费

指各类培训支出。

13

公务接待费

指单位按规定开支的各类公务接待(含外宾接待、酒类及小礼品)费用。

14

专用材料费

指单位购买日常专用材料的支出。包括实验室用品,专用服装,消耗性用品。

15

公务用车运行维护费

指公务用车的燃料费、维修费、保险费等支出。

16

其他交通费用

指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。

 


附件2

 

江南大学非公务卡结算特殊情形审批表

项目编号

 

项目名称

 

财务项目代码

 

项目类别

 

负责人

         (签字)

原因:

 

      1.公务卡尚在办理中

      2.对方不支持使用公务卡

      3.其他(具体说明)

 

本人承诺,对所述原因的真实性负完全责任。

 

 

 

 

经办人:

                                                              

所在学校二级单位审核意见:

 

                                

 

 

              (单位盖章):

                                                 

     

财务处审核意见:

 

 

 

 

 

                                   审核盖章

 

                    

本表一式两份,一份交财务,一份自留。


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